档案管理制度汇编 档案管理制度及流程(5篇)

档案管理制度汇编 档案管理制度及流程篇三

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条 档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条 档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

档案管理制度汇编 档案管理制度及流程篇四

山西省食品安全风险监测档案管理制度

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是各项工作开展情况的直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作，确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性，便于信息查询和开展督导工作，特制订本制度。

一、适用范围

本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及参与监测工作的其它部门与机构。

二、管理原则

1.科学建档：各机构应按照本制度推荐的资料分类方法建立档案。

2.规范整理：各机构应按照目录、资料、借阅登记表的格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求完成。

3.及时归档：各机构应该各项工作完成后一个月内完成归档。

4.集中管理：各机构食品安全风险监测工作档案应实行专柜、专档保存。

5.专人负责：各机构具体承办科室应指定专人负责档案管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作，及时收集、整理有关资料，并交由专人集中管理。

三、资料分类方法

归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有保存价值的资料，包括文件、文字资料、照片、图片、电子资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。

（一）管理资料：主要是指开展食品安全风险监测有关管理工作中，所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下内容分类归档。

1.体系建设：包括管理体系、组织机构图、管理制度、体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。

2.来文：本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公函（包括重要的电子邮件函）。可以按照发文部门分为上级来文、下级来文及其它单位来文，每类按时间排序。

3.发文：指本机构发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。可

1以按发文时间排序。

4.监测方案和实施方案：可以按照时间分类。

5.工作总结和数据分析报告：包括季度和工作总结、数据分析报告，可以按照时间分类。

6.监测队伍建设：包括人员外出和内部接受培训情况、培训班资料等。可以按照时间分类。

7督导资料：包括督导方案、现场记录表及督导报告等资料，按时间排序。督导资料整理时，应包括通知、日程、督导方案（背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、人员分工）、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相关资料。

8.工作动态/简报/通讯：包括本级及上、下级单位编印的简报。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。

（二）业务资料

1.活动资料：主要反映监测工作开展情况。包括会议、培训及其它工作，每项活动所有相关资料应集中保存。可按照活动类型分类，每类按时间排序。

每项活动档案资料中应包括：通知、日程、签到册、讲义、讲话稿、小结（时间、地点、参会人员、主要目的、内容、相关评价）、影像资料及其他相关资料。

2.技术资料：主要是与监测工作有关的业务资料。包括技术指导手册等技术性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其他业务资料。

四、资料保存形式

可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和资料汇编等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。

1.纸质档案：以档案盒的形式保存。

2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。

3.声像资料档案：指与监测工作有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。

4.资料汇编：一个自然结束后，可对全年资料进行统一装订，形成资料汇编。

纸质档案、资料汇编和声像资料档案应在资料档案盒内注明本盒资料类别和资料信息（见附件1），电子文档可以文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与纸质资料档案信息一览表内容保持一致，以便于资料查阅。

每个档案盒/袋内应有借阅情况表（见附件2），包括所借阅资料名称，借阅日期，借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。

五、本制度自2012年3月1日起执行。

附件：1.卷内目录2.借阅情况表

卷内目录

借阅情况表

档案管理制度汇编 档案管理制度及流程篇五

档案管理制度 1目的

各职能部门及下属其他部门各项档案资料是部门行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范、加强档案管理、理顺工作程序，明确工作职责，保证档案的完整、准确、系统与安全，依据《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作规范》等法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。2适用范围

适用所属职能部门及下属其他部门。5.档案管理制度

5.1.2根据各部门职能特点,特制定归档范围。

5.1.3未在目录中体现的文件资料，由各部门经理判定是否应作为档案存档并判定其保存期限及保密等级。

5.1.4因财务人事档案的特殊性，本制度中未特别规定，请财务人事参考本制度，管理本部门档案。

5.2档案的归档要求

5.2.1凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后顺序排列好。

5.2.2归档文件的制成材料应有利于长久保存，用纸、用笔规范（使用黑色碳素笔），字迹清晰。（因记录类档案多且保存期限短，基于成本考虑，允许使用圆珠笔）。5.2.3归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

5.2.4图片、光盘、视频等档案归档时应附带相应文字说明。外文材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

5.2.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。利用频繁的档案，使用部门可留存扫描件。

5.2.6归档文件应检查，需盖公章的是否已盖公章。5.3档案的归档时间 5.3.1立即(当日)归档

5.3.1.1外来文件及公司内部发文处理完毕后应立即(当日)归档。5.3.1.2质量认证、资质证书、合同协议等文件应随时(当日)归档。

5.3.1.3外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后应立即(当日)归 5.3.1.4光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后立即(当日)归档，或可与相应内容的纸质载体归档时间一致。

5.3.1.5更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应立即(当日)归档。5.3.2定期归档

5.3.2.1按月归档（1）经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件应在处理完毕后第二月月初(10号前)归档。

5.3.2.2按年归档（1）记录类档案在第二年一月归档。

5.3.2.3按阶段归档（1）项目建设文件可分阶段、单项归档。（2）产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。5.4档案的保存期限

5.4.1档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。

5.4.2档案保管期限一般分为永久和定期两种。按照中华人民共和国档案行业标准da／t 42—2009：《企业档案工作规范》及有关规范结合公司的实际情况编制本公司档案保存期限。

5.4.2.1永久保管档案。凡是反映企业主要职能活动和历史面貌，对企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。

5.4.2.2定期保管档案。凡是反映企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年、10年、5年、3年、2年等。5.5档案的密级划分

5.5.1公司档案密级分为：绝密、机密、非机密。

5.5.1.1绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料。

5.5.1.2机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到损害的档案资料。

5.5.1.3非机密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料。5.6档案的整理 5.6.1档案的立卷

5.6.1.1卷内文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。5.6.1.3卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。5.6.1.4案卷必须按规定的格式逐件填写文件目录

5.6.1.5 管理档案需要添加盒脊档案盒脊，盒脊的内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、档案室号、档案馆号、盒号。

5.6.1.6 科技档案的案卷封装，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、档号、案卷题名、起止日期。5.6.2 档案的编号 5.6.2.1 编号示例：

档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案编号由英文 字母及阿拉伯数字组成，根据内容性质不同共分为管理类档案与科技类档案。（1）管理类档案:即文书档案。是机关、团体、企事业单位在行政管理实务活动 中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括请示、报告、批复、通知、信函会议纪要、计划、总结等。

（2）科技类档案：科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产 技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材 料等科技文件材料。专业性是科技档案最突出的特点之一。如生产技术档案、设 备档案、基本建设档案等。5.6.3 盒脊填写制作 盒脊填写说明：

（1）全宗号 ：由于本企业现未有全宗号，故暂时不填写；（2）年度：盒内档案所属年度，如“2015”；（3）保管期限 ：立卷时划定的案卷保管期限，如：永久、年、10 年、5 年等。可加入保密等级。如：“永久（机密）”（4）机构（问题）：档案所属部门及具体问题

（5）起止件号：盒内文件的起止号码，如盒内有本档案的 002、003、004、005、006、007、008、009 号文件则为：“002～009”。（6）室：档案所归属存放的档案室名称，如：档案一室（综

合办档案室），则填“一”，如暂存于本部门档案柜，此处暂时不填；（7）馆：为发展而保留，暂时不填；

（8）盒号：原则上在档案架上所属的流水编号（检索与统计时用，与起止件号不同）。5.6.3.2盒脊填写说明：

盒脊填写说明：（1）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，可加入保密等级。如：“永久（机密）”（2）档号：由一级类目代码，二级类目代码、三级类目代码、四级类目代码、案卷号组成。（3）案卷题名：应简明、准确的揭示卷内科技文件的内容，主要包括项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。（4）起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月（年度应填写四位数字，下同）

5.6.4卷内文件目录

5.6.4.1文件目录填写说明：

（1）机构问题：档案分类、年度、机构问题。（2）件号：文件件号。（3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关。（4）文号：发文的字号等。（5）题名：文件标题。（6）日期：应填写文件的形成日期。（7）页数：填写文件的页数。5.6.4.2文件目录填写说明：

（1）档号：应填写分类号+案卷号（2）序号：用阿拉伯数字从001起依次标写卷内文件的材料件数的次序。（3）文号：应填写文件的文号，图样的图号，设备的代号，项目代号等。（4）责任者：填写文件的形成部门或主要责任者。（5）题名：应填写文件材料的全称。（6）日期：应填写文件的形成日期。（7）页数：填写文件的页数。5.6.5备考表填写说明：

盒内备考表填写说明：（1）由立卷（盒）人填写卷内文件数及文件页数等情况，案卷立好后发生或发现的问题由立卷（盒）人或相关档案管理人员填写说明并签名标注时间。（2）互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。（3）立卷（盒）人：由组成本卷的责任者签名。（4）检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。（5）归档时交送卷（盒）内备考表纸质版一份。5.7档案的移交

5.7.1事业部无统一档案室，各部门可将档案暂存于本部门档案柜内。5.7.2其他部门有统一档案室的，各部门按规定将档案整理完毕后统一移交到综合办档案室（档案一室）。无档案室的，可将档案暂存于本部门档案柜中。

5.7.3各职能部门需归档到事业部/其他部门综合办的档案，由各职能部门提报月归档计划，按计划按时移交档案。5.7.4移交手续：

5.7.4.1各部门应按期将档案交接登记表，随同已整理好的文件向事业部/其他部门综合办移交。

5.7.4.2综合办专职档案管理员应认真核对，并检查档案质量。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质档案的一致性。双方在档案交接登记表签字后各保留一份。重要档案移交时应由移交部门编写说明，并经部门负责人审核签字。

5.8档案的借阅 5.8.1档案的借阅

5.8.1.1借阅审批：（1）事业部综合办专职档案员和其他部门综合办专职档案员负责对保密等级和档案管理部门进行判定。

（2）绝密档案在公司内部的借阅必须由各部门档案借阅人填写档案借阅/借出申请单，的绝密档案借阅由事业部综合办专职档案员审核、借阅部门经理审核，档案归属部门经理审核，综合办主任审核，提报主管副总裁审批；其他部门的绝密档案借阅由其他部门综合办档案管理员审核、借阅部门经理、档案归属部门经理审核，其他部门厂长复核，生产总监复核、提报主管副总裁审批。（3）机密档案在公司内部的借阅必须由借阅人填写档案借阅/借出申请单由事业部综合办专职档案员审核、本部门经理审核，档案归属部门经理审核，送事业部综合办主任审批（合同档案需内控督查部经理审批）。其他部门的机密档案由其他部门综合办专职档案员审核、本部门经理审核，档案归属部门经理审核，送其他部门综合办主任审批（合同档案需其他部门厂长审批）。（4）非机密档案在公司内部借阅、复制无需走审批手续。（5）档案不可直接对外借阅,外来人员借阅/借出档案，由对接部门提报档案借阅申请外来人员档案借阅/借出申请单),对接部门经理写清情况签字审核，非合同档案在事业部借阅由事业部综合办主任审核并判定是否需要副总裁审批，非合同档案在其他部门借阅由厂长审核并判定是否需要副总裁审批；合同档案在事业部借阅由内控督察部经理审核并判定是否需副总裁审批，合同档案如在其他部门借阅由厂长审核并判定是否需副总裁审批。如需审批、经领导审批后，方可借阅、借出。如不需要，可直接对外借阅、借出。（6）机密档案借阅时，经各部门领导审核确认情况特殊的，需签到副总裁。（7）绝密、机密级档案已实现oa线上借阅归还功能，借阅线上审批流程同上。借阅审批通过后，借阅人需将借阅申请、审批记录打印成纸质文件提交档案管理员，审批凭证需永久留存备查。如系统问题等原因不能实现线上借阅，可补用线下档案借阅/借出申请单，档案借阅/借出登记表等。（8）合同档案借阅可根据借阅人需求，有针对性提供相应信息页。5.8.1.2借阅登记

（1）借阅人在档案借出及归还时均需填写档案借阅/借出登记表，档案归还时，档案管理员需认真核查归还档案，核查无异后，档案管理员在档案借阅/借出登记表上签字确认，档案归档。档案借阅/借出登记表由档案管理员永久留存备查。

5.8.1.3借阅要求（1）借阅/借出时除应按要求进行审批登记外，借阅时间一般不得超过4个小时，借出档案应当日返还，因情况特殊，需长时间借阅的，借阅前需特殊说明。（2）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。（3）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（4）档案使用应注意安全保密。5.9档案销毁

5.9.1任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。

5.9.2档案到期需销毁时，事业部由档案管理部门专（兼）职档案管理员填写档案销毁审批单，交由档案归属部门经理、事业部综合办主任审核，主管副总裁审批后方可执行；其他部门各档案管理部门专（兼）职档案管理员填写档案销毁审批单，交由档案归属部门经理、其他部门综合办主任审核，其他部门厂长审核，提报主管副总裁审批后方可执行。

5.9.3经批准销毁的档案，档案管理人员须认真核对，将批准的档案销毁审批单和将要销毁的档案资料做好登记并归档。档案销毁审批单与登记表永久保存。5.9.4档案销毁，必须由档案生成部门兼职档案员与事业部/其他部门综合办专职档案员组成档案监督销毁小组，监督档案销毁。5.9.5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值的；应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

5.10档案室的管理

5.10.1档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全性。档案室门、档案柜门需上锁、并及时锁好。任何无关人员未经许可不得进入档案室。5.10.2档案入库前一般应整洁。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

5.10.3档案室应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防尘、防光、防晒、防潮、防霉、防高温、防有害气体、防有害生物等防护功能。5.11档案的统计

5.11.1事业部综合办组织完成档案目录，该目录为 统一的档案检索系统，覆盖 所有部门及其他部门的各档案存放区域。

5.11.2每年12月底由 综合办下发至各部门档案统计表，由其他部门专职档案管理员、各部门兼职档案管理员负责统计并填写，综合办专职档案员负责审核并汇总，形成档案工作统计台账。统计台账主要内容包括，档案室藏情况，年度入出库情况，档案利用情况，档案专（兼）职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况。5.12保密原则

5.12.1档案管理员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为经公司允许的查看者提供档案资料。5.13档案工作考核

5.13.1事业部专职档案员对事业部各职能部门进行档案检查，每月一次。对各其他部门档案工作进行检查每季度一次。

5.13.2各其他部门专职档案员对各自其他部门职能部门进行档案检查，每月一次。5.13.3档案检查内容参见当月档案检查表。

5.13.4 综合办将对各部门档案管理情况进行考核，考核不合格的将在周例会、月例会上给予通报批评。