一、会议时间和地点：

会议时间：2015年×月×日下午3:00；

会议地点：×××会议室。

二、与会人员

参与××××工作的县领导；参加×××××填报工作的工作人员×人；×××××××办公室工作人员约×人，总计约××人。

三、会议议程

1、由×××传达××××在座谈会议上的讲话；

2、由××××通报×××××工作的开展情况；

3、×××××讲话。

第二阶段：由×××主持，主要议程如下：

1、×××××对×××工作要求进行解释说明； ２、现场交流,解答有关问题。

四、工作分工

1、×××办公室：负责会场布置、座次安排及会议签到工作。

2、×××：负责会议通知、相关材料的起草，做好会议签到工作。

3、×××：负责协调相关新闻媒体搞好宣传报道。

1. 确定会议的主题与议题；

2. 确定会议的名称；

3. 确定会议的议程；

4. 确定会议的时间和地点；

5. 确定会议所需设备和工具，要满足会议需要；

6. 确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复印

工作；

7. 确定会议与会代表的`组成；

8. 确定会议经费预算；

9. 确定会议住宿和餐饮安排；

机构与人员分工。

eg:

可信公司技术培训专题研讨会预案

（筹备方案） 一．会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术培训方法。

二．会议的时间和地点

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三．参加会议人员

公司总经理，副总经理，公司人力资源部总监，生产部总监，培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。

四．会议的议程

会议由主管副总经理主持。

上午：（1）总经理作技术培训问题的工作报告；

（2）培训部总监专题发言；

（3）生产部总监专题发言。

下午：（1）分组讨论；

（2）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划（草案）；

（3）副总经理作总结报告。

五．会议议题

（1）技术培训与提高企业综合竞争力；

（2）技术培训与技术创新；

（3）如何提高技术培训质量；

（4）技术培训方法的再讨论。

六．会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪，白板和音像设备，

公司前台秘书负责。

七．会议材料准备

（1）总经理的工作报告；

（2）培训部，生产部总监的专题发言稿；

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（预案）；

（4）副总经理的总结报告。

由总经理办公室牵头准备。

八．会议服务工作

由行政部综合协调。

附: (1).会议通知；

（2）会议日程表。

一、会议主要议程：

二、会议物料：

附：会议所需产品清单：

三、会议操作流程（细化）

四、会议费用预算：

五、会议注意事项

（一）报到及登记

1. 在会议期间请您将手机关机或调成振动，以免影响会议正常进行；

1. 公司免费提供会议期间的住宿、用餐。 2. 会议期间其他私人费用自理。

将房卡统一交予市场部工作人员，由市场部人员统一安排退房。

为了快速提高20xx级委员的服务意识和工作技能，促进新委员之间的交流与沟通，为我校社团联合会宣传工作在本学年的良好开展奠定基础，同时也为丰富我校的文化生活、营造良好文化氛围培养人才，共青团郑州大学委员会、共青团郑州大学美术系委员会、郑州大学社团联合会、郑州大学美术协会决定共同举办郑州大学20xx年度社团宣传系统工作技能培训会。为了保证此次活动的顺利进行，特制定策划如下。

本学年度伊始，全校各学生组织宣传系统进行了换届。为了使换届后的宣传系统能尽快步入良好的工作状态与水平，特举行此次培训会。使宣传系统中的新成员能够接受专业的指导，尽快掌握工作技能；使老成员在新的职位上得到巩固和提高，尽快进入新的角色状态；提高各学生组织的宣传部门的整体水平，为我校下一步宣传工作的开展做好铺垫。

聘请美术系、美术协会专业成绩良好，表达能力优秀的同学分为海报、宣传板、水粉、pop、ps等相关软件运用几个方面全面讲解如何快速优质地做好宣传部的特色工作。

宣传海报、展板制作中字体的选择与正确使用、画具简介与使用技巧、版面设计、pop设计，图像处理软件photoshop这几个专题，各专题之间穿插互动环节，针对宣传工作中的基本知识、我校宣传系统基本情况进行讲解与介绍。

1、由宣传部拿出具体活动策划，发至社联公邮，请主席团及各部门提出意见与建议。在主席团扩大会上提出活动申请。

2、与美术协会对接，召开培训会的工作协调会，对培训会进行统一布置、演练，并对培训会主要内容进行试讲。

建议：各中心在例会上对社团进行动员，布置通报培训会的相关事宜。

专题一：字体、插画。

工作中字体的选择与正确使用，包括字型、结构、书写、变形的基本规律；插画的运用与画法。

专题二：水粉、马克笔、构图。

水粉技法，包括如何调色、画法技巧等；马克笔的运用技法；基本构图原理。

专题三：图像处理软件photoshop的简单运用与实际操作。

1、宣传部制作会场引导海报、座签等相关物品。由办公室提前准备所需物品，当日宣传部网络组成员提前到会议地点进行试音、多媒体设备调试，板报组布置会场。

2、活动当晚6：40到美术系门口以中心为单位统一签到，由宣传部同学和各中心分派人员负责各学生社团的签到，分发相关材料，由美术协会同学负责引导各学生组织人员入场就座的工作。

3、主持人介绍主讲人、活动背景、主办单位等。宣布培训会开始，请出主讲人。

4、主讲人进行专题培训。

5、主持人组织互动提问环节，提问人数控制在5人以内。

6、各周专题在培训会上进行专项练习。

7、培训会结束，由工作人员引导同学们有序退场。

1、每次专题活动结束后查漏补缺，及时总结经验与教训。

2、整体培训结束后提交书面总结。

1、办公室提供：手持麦克4个；麦克配套电池一套；备用电池4节；工作证40个；插板2个；马克笔若干、板报纸数张。

2、讲解员自备图案和讲解用实物。

3、参与培训成员自备练习所需工具材料（铅笔，橡皮，尺子，马克笔（黑色1支），海报纸（2张）。

1、各学生社团同学签到表（包括社团名称、应到人数、实到人数、未到人数，备注等）。

2、策划。

1、在前期动员过程中，务必落实通知到位，明确社团负责人、宣传部部长的态度。对于不能到场的社团人员应向中心请假。

2、活动当天，社联宣传部全体成员于17：45时到场。在18：20前做好现场布置工作和相关协调工作。

3、与会的社团成员需要在18：30——18：50签到完毕。未能及时到场的社团成员需要及时联系该社团的负责人，说明原因，并做好相关登记工作，会后及时向各中心和审核考评部反馈相关信息。

4、培训会结束后，应做好相关物品的收拾整理工作，及时将相关物品返还办公室。

5、每个社团各派2—3名同学参与此次培训会，每次培训会可派不同成员参加。具体参与人数需提前确定，以便安排。

注：以上所有时间经由老师审阅后最终确定。

大型会议活动策划方案1、会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。

大型会议活动策划方案2、会议开始：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。

大型会议活动策划方案3、会议进行：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。

大型会议活动策划方案4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。

大型会议活动策划方案5、跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

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关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等，都非常重要。

活动主题：

主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动

副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式

横幅：了百姓心愿圆人类梦想

关爱时时有援助处处在

为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康

活动宗旨：

为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。

活动目的：

让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。

活动目标：

1、参会人数：200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想）。

2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

3、塑造形象：以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。

4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。

时间 事项

07：00 盘点清查各种物品的准备情况。

07：10 确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。

07：20 相关人员带齐各种物品从组委会出发。

07：50 到达会场，开始会场外的布置。

08：30 开始会场内的布置，调试各种设备及网络。

09：10 会场布置完成，相关人员待命。

09：20 与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。

09：30 开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。

09：50 播放视频

10：20 鲜花

10：35 鲜花

14：00 会场清理

一、培训背景

会议是领导组织商讨处理重要事务的组织，领导以及员工要在会议上商讨重要的事情，做出重大决定，往往一个会议长达几个小时，参会人员要高度集中精神，所以做好礼仪工作尤为重要。

礼仪培训师朱晴老师强调：中国自古被称为礼仪之邦，凡事以礼待人，特别是对来客长辈以及领导，更要注意以礼相待。会议作为现代文明发展的一种表现形式，是随着生产力的演进而变化发展的。现代会议越来越注重效率、质量，同样不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，办公室员工都有一些基本守则、规矩必须遵守。此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。

二、培训目标

1、让职员在了解会议基本礼仪方式后，进一步提高公司办公效率；

2、从时间观念、个人仪态等方面入手，塑造得体的公司形象；

3、通过学习，使员工举手投足更具魅力，并结合优雅得体的举止，在社交场合中树立自己独有的个性化形象。

三、培训方式及层次

四、培训对象及类型

商务型公司在职员工

五、培训内容

（一）内部公司会议

1、会前准备工作

（1）确定会议主题与议题：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。

（2）确定会议名称：会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。

（3）确定会议规模与规格：本着精简效能的原则，会议的规模有大型、中型、小型。

（4）确定会议时间、会期：会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

（5）确定会议所需用品和设备：必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（6）确定与会人员名单：出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

（7）确定会议地点：要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。

（8）制发会议通知：会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

图二 会前准备工作原则

2、会议中期准备工作

开会前要明确会议目的，确定议题、程序和开会的方法方式；收集意见，准备必要的有关资料，做好会场的准备，搞好卫生，桌椅的排列方法要适于会议的特点。在此，主要讲解会议主持人及会议参与者的礼仪。

（1）会议主持人仪容仪表要求

如果特殊情况因故来迟，不要破门而入，跑步到位、大喘粗气。应该以手轻轻推门，进门后快步到位，放下文件袋、落座，先 向等候者道歉，并简要说明原因，求得大家谅解，立即主持会议。

坐姿：主持人主持会议多为坐姿。坐立应端正，腰要挺直，颈项伸直，面对前方，虚视全场，双臂前伸，两肘轻按会议桌沿，对称，呈“外八字”。不能前倾或后仰，主持中不能出现用手抓头、揉眼、搔脸、拄脸、不住地喝水、抽烟等多余动。

站姿：在公司内部会议中，主持人以站立姿势主持。站立主持时，要双腿并拢，腰背挺直，右手持稿底部中间。两腿不能叉开，不能抖动，两手不能上抬、晃动、抓握话筒等。

手势：主持人与一般讲话者不同，一般不需要手势。在一些小型会议进行总结概括时，可以加入适当手势，但是动作不能过大。

用语礼仪

主持会议要通过语言表述来进行。因此，主持人应特别注意语言的礼仪规范。 第一，所有言谈都要服从会议的内容和气氛的要求，或庄重，或幽默。 第二，口齿清楚，思维敏捷，积极启发，活跃气氛。切实把握会议进程和会议主题，勿使讨论或发言离题太远，而应引导大家就问题的焦点畅所欲言；同时，要切实掌握会议的时间，不使会议拖得太长。

第三，会议进行过程中，主持人对持不同观点、认识的人，应允许其做充分解释，会议出现僵局时要善于引导，出现空场、冷场时应及时补白。要处处尊重别人的发言和提问，不能以任何动作、表情或语言来阻止别人，或表示不满。要用平静的语言、缓和的.口气、准确的事实来阐述正确主张，使人心服口服。

第四，减少会议时间。准时开会，不准拖延时间，重视会议效率。

（2）会议参加人礼仪要求

会议参与人的礼仪可以运用第一个层面的3：3：3原则来探讨：

坚守事实原则

会议中陈述的言论，一定要有事实根据，不可过于夸大，添油加醋。不可言词闪烁，推卸责任。某些原则问题如果过于放松，会导致绩效不佳；但是有些议题，必须视情况弹性调整，此时就应该列为开放议题，给予适当弹性，以免议事讨论陷入胶着状态。

聚精会神参与

会议的相关数据、图表均应事先充分准备，深入了解，这才能达到会议召开的目的，有效解决议案。会议的席次和座位有其既定的安排礼节，与会者应谨守分寸，选择符合自己职务的位置入座，以免贻笑大方。有些议事进行节奏较快，如果没有用心集中精神，很容易错失重要议事却不自知。

注意仪容形象

“好的开始，是成功的一半”，会议能准时开始，就表示会议已经成功一半。与会者的仪态举止就是形象的缩图，开会时坐姿不良，抖脚、打哈欠、梳头发、补妆这些都是不雅的举止，不应该发生。

学会彼此尊重

与会者都应当彼此尊重，维持会场秩序，使得会议可以顺利进行。即使在表决期间，可能会有不同的意见产生，也应遵守会场礼仪。发言必须先取得主席的许可，一般不超过三分钟，发言时先介绍自己的姓名单位，发言不可以超过三次等，这些都是简单的议事规范。

（三）会议后期准备工作

1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。

2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。

图三 会务工作流程图（会后）

（二）外部商务会议

外部商务会议，作为东道主一方出面安排各项会议事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。

1、接待准备

（1）成立接待小组

成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。

（2）了解客方基本情况，收集有关信息。

可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。

（3）拟订接待方案

根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。日程安排还要注意时间上紧凑.日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见。

2、迎送工作

主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。

协助返程。商务会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。

六、案例分析

案例一：请柬发出之后

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

问题讨论： 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

【案例分析参考答案】

如有计划的变动，应及时关注并通知到与会者。

案例二：一个多变的通知

有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加，以便更好地完成这次会议贯彻落实的任务。于是，发出补充通知。过后不久，另一领导同志又指示：要增加另一项工作的负责人参加会议。如此再三，在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共发了三次，搞得下边无所适从，怨声载道。

【案例分析参考答案】

一项重要的会议工作应该有一个并且只有一个总负责的，不能是领导就都有权力下达指令，这样会使下属无所适从。

案例三：发放资料的学问

天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小李负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料。不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。

问题讨论：你知道应如何发放资料才能避免此类事件的发生?

【案例分析参考答案】

按照预计的人数准备资料，先做为备用，如果真如同案例中所说，那么再补充资料是来不及的。

七、结语

现今会议存在会议过多、会期过长、讲究排场气势等形式主义不良风气，因此，为改进现状应对会议的数量、规模、经费、时间、地点，都要做出明确的规定。与此同时，在商务型的活动中，注重会议礼仪有时就是成功的关键，既讲谋略又讲礼仪的会议形式才能达到最大的经济收益。