会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。下面是酒店大型会议接待方案，欢迎参考借鉴!

一、会前

1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案，签订合同，预付定金。

二、会中

1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的.确认。

6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

三、会后

1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

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8.酒店会议接待个人工作自我总结

(一)会前工作：

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。

1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认vip用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱

安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（如伟大的领导 少数民族代表、vip、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)、会议的筹备工作:

1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的.具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

3、会场的布置。

一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。

差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。6、要做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

(七)、会后服务:

会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。

2、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。

3、清理会议文件 回收有关文件资料，整理会议纪要，会议总结。

完结！请老师指正。

一、 会议室：

价格单位：元/场

二、 客房：

价格单位：元/间.夜

三、用餐：

1．会议用餐围桌最低标准600元，上不封顶。

2.会议用餐自助餐最低标准45元/位，上不封顶。（人数在60人以上可开）

备注：促销价格均为大型团队入住，现金结算为准（包含用餐、住宿），如只使用会议室、客房，最低价格按协议价格执行。

四、宣传：

可以用宣传册的方式在宣传册上注明酒店会议室优惠酬宾活动，以打折方式吸引客人，宣传册上注明折上折的价格，达到酒店宣传的效果。 会议能够帮助酒店摆脱淡季，因受到节假日以及淡季性的影响，房间出租率会明显降低，而相对而言，会展活动虽然也具有一定的季节性，但总体来看不是十分明显，如果酒店为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去从而招徕到更多的会议客源。

妥否，请领导批示。

锦都国际酒店

2015年5月30日

一、会议主题： 待定

二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、会议地点： xxx-xxx-x酒店。

四、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：灯杆棋画面、led屏宣传、灯箱画面、空飘。

（二）会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

（一）会议时间：20xx年x月x日、x日、x日

（二）会议地点：待定（200人会议厅）

（三）会议内容：待定

（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放

2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花

3）会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾

（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。

给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

第二板块 晚 宴

（一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定）

（二）晚宴地点：餐厅待定

（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式

大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）

第三板块 会议接待

（一）工作内容

1、会议流程策划；

2、编撰、印刷会议接待手册；

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

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9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组

工作职责：

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；

（3）负责与组委会内部的全面对接工作；

（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；

（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

（6）负责接待服务手册的编制工作；

2、接待服务组

工作职责：

（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

（4）根据嘉宾的'实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；

3、服务保障组

工作职责：

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察：

1、如果会议结束后，安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。

二、当地景点参观

二、其他服务：

如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。

订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。

附：会议要求调查表

服装工程系

11制版一班 2011611065 窦水雪

会 议 接 待 策 划 方

案 服装工程系

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