2023年向供应商索赔联络函5篇(汇总)
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向供应商索赔联络函篇一
仅供参考： 面对客户的索赔，最重要的是稳住心态，千万不要自乱阵脚！ 1、首先先核实客户说的情况是否真实，注意搜集证据 很多业务员收到客户索赔邮件后，什么都不考虑就抓起电话给工厂批评臭骂一通，这真的是属于无脑的行为！ 99%的工厂都会说不可能，我们的质量/包装一直很注意，从来没有被客户投诉过，绝对不可能出现问题。
你百口莫辩。 这个时候，首先不要先告知工厂索赔的事情，先联系客户，索要照片等相关材料。
耳听为虚，眼见为实 2、拿到实际的证据之后，联系工厂，告知情况，要求尽快查明原因 给工厂打电话也好，写邮件也好，都必须要预先好好考虑，应该怎么沟通。 举个例子，客户因为产品质量问题索赔，要求索赔 2500 美金，客户发来多张照片，确实此批货存在做工上的问题，很多产品脱筋了。
于是，我考虑了一番后，先给工厂打电话。 “张总，上次出的那批货客户投诉有质量问题，很多货大面积脱筋了。
然后过几个小时后，写一封邮件给工厂，附上客户发来的照片，正文中把客户的索赔原文稍加处理粘贴上（2500usd 改为 3500usd，客户的口气改的生气些，加些感叹号，给一些语句标上红色。
、，然后在英文的下面，原原本本的写上中文释义，语言用词上不要过渡引申和渲染，原原本本的体现口气，感叹号和标注红色即可。 邮件的最后，要求工厂立即配合调查原因，回复客户。
工厂张总受到邮件后，立即安排相关人员去排查生产记录，调查当天负责生产的工人，调查原材料购入记录之后查得原因： 上一批采购的橡筋，换了一个供应商，弹性没有之前的好。（质量把控的问题、 工厂如实告知了原因后，并且说到客户的赔款数额太高，麻烦尽量和客户解释情况。
3、慎重地回复客户的索赔邮件，表达歉意，解释原因，给出解决方案，争取降低赔款 考虑一下，认认真真地回复客户邮件。 首先表示非常抱歉，其次说明： 原因在于我们的原材料供应商前两个月更换了新的机器，由于新机器的磨合期还没有过，生产出的橡筋不是很稳定。
这里注意：有些时候犯的一些“低级错误”不要直接就原文不动地发给客户，发过去你考虑一下，客户对你的公司是什么样的印象？所以，适当的组织措辞很有必要。 针对这次的质量问题，公司非常重视，专门召开了会议，所有生产相关的部分负责人都参与检讨工作上的不足。
最终提出 解决方案： 新的机器不再立即投入生产，公司派专门的技术人员进行调试磨合，磨合期过后，再投入正式生产。 索赔金额方面，我方损失太多。
产品本来就利润很薄，因此恳请客户考虑一下长期的合作，能够适当降低一些赔款，不影响之后的合作关系。 客户回复邮件，他也希望这次的事件不会影响到合作关系。
但是他的老板说最少必须赔付 2000美金。 4、积极和工厂联系，表现出努力和客户沟通争取降低赔款 我又打电话给工厂张总，告知已经把情况都解释给客户了，但是客户态度非常强硬。
一定要索赔3500美金。 这样，您先别急，这两天我会好好跟客户谈谈，希望能够有些回转的余地。
张总感激地连连说道，拜托了！ 5、虚心承认责任在于我方，会尽快妥善安排并答复 我回复客户，感谢理解和信任！责任确实在于我们，我们正在积极调查，一定尽快给出答复。 注：这里有些业务员会务求和客户商量，赔款从下一个订单货款中扣除。
“太好了！这次的教训太大了，以后我们一定注意控制好质量，绝不会再出现这样的问题！” “谢谢您的理解！我知道你们这次损失很大，可是质量出现问题，我也没有办法！错了就是错了，很多时候我没办法跟客户讨价还价，借口多了，客户可能会很反感不跟我们合作了！” “恩，是的。那就这样吧，这次就当花钱买个教训吧！真是谢谢你！” “应该的，谁都不想出现这样的问题。
有什么新的进展，我再及时通知您！” 然后又过了两天之后，我再次给张总电话，口气更加喜悦： “张总，这两天我和客户商量了半天，希望可以再降低一些赔款。客户说如果我给他更好的支付方式，他就想办法和他们老板减少赔款。
我和公司领导商量了一下，我们都觉得做为合作伙伴，遇到困难的时候应该帮一把渡过难关。我们最后给客户预付款由30%降到20%，尾款船快到港前十天付款。
作为条件，客户也最后同意了索赔金额从 3000美金 降到2500美金！” “太感谢了！我这两天都为这个事情愁的睡不着觉。损失。
向供应商索赔联络函篇二
索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为根据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料。
2、索赔函的理由
①质量低劣。
②数量短缺。
③包装不善。
④运输拖欠。
3、索赔函的结构
索赔函的结构一般由标题、编号、受书者、正文、附件、签署等六部分组成。
(1)标题
①标题的形式比较灵活，既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如：《关于**的索赔函》。
②也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式，如：《索赔函》。
(2)编号
编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。
(3)受函者
写受理索赔者的全称。
(4)正文
①缘起：提出引起争议的合同及其争议的原因。
②索赔理由：具体指出合同项下的违约事实及根据。
③索赔要求和意见：根据合同及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。
(5)附件
为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。
(6)签署
要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。
下面的是一个范文，希望能帮到朋友。
北京xx货运有限责任公司：
200x年x月xx日，我公司委托贵公司将回流焊设备一台，通过公路运输至深圳，交付给收货人刘x（以下简称收货人），在深圳收货人验收时发现设备已经破损而拒绝接收。设备于200x年x月x日退回我公司，经贵公司和我公司双方查验，由于贵公司运输、装卸不当，造成设备和包装破损。
破损部位及程度 费用（元）
上罩：两合页部分螺丝穿孔，严重掉漆
温室：合页部分及四个边角破裂
横梁：中间部分压损
电机上罩
包装箱
修理设备运输费
设备修理人工费
费用合计
以上是我公司的最低要求，请贵公司于7日内支付上述赔偿金额，或者贵公司自己将设备送去经我公司认可、有相应技术能力和修理设施、设备完善的修理厂修理，贵公司承担全部修理费用。7日后如果贵公司不支付赔偿金，又不将损坏设备送去修理、恢复设备完好，我公司将自己委托修理厂修理，并通过法律途径追偿全部损失，不再通知。
顺祝商祺！
北京xxxx有限责任公司
200x年x月x日
索赔申请书的重点，就在于你将过程写得清楚一点，比如说，什么地方什么时间什么单位的人损坏了你的什么东西，大概是损失了多少钱，你想怎样赔，都要说清楚。。。这是重中之重。
向供应商索赔联络函篇三
本协议是根据公司《采购控制程序》(kh/qm-7.4-b)《不合格品程序》(kh/qp-8.3-b) 品质保证协议制订，目的是确保进入本公司用于加工生产和制造的各种原材料、辅助材 料,维修零件的品质的稳定性，生产顾客满意的产品。
2 适用范围
本条例适用于为本公司产品配套供货的所有供方。
3 职责
3.1 各供方应按照品质协议的`要求为科讯公司提供合格的原辅材料,确保生产合格的产品。
3.2 品质保障课应以公平、公正、负责的原则对待每一批零件材料的检查，对进货检查及工序使用中发现的不合格零件、材料做好统计资料提供给资材课。
3.3 供方所交物品在被品质保障课通知判定为不合格时必须迅速交涉确认，当收到赔偿通知书后必需经贵公司总经理签字确认，并在十天内将签字通知书交科讯公司资材课转财务便于帐务确认。
3.4 资材课根据品质保障课将每周统计的检查数据开具赔偿通知书并交给相应的赔偿供方,并督促赔偿供方将贵方总经理签字确认的赔偿通知单交科讯公司财务。
3.5 赔偿供方在月末开发票时扣除赔偿金额，科讯财务入帐时根据赔偿通知确认发票金额。
4. 实施规则
4.1 送检批次不合格的赔偿
4.1.2 生产工序上出现的不合格零件、材料由品质保障课判断确定造成原因，因科讯操作不当造成由本公司承担,因供方造成由供方按提供给科讯的开票价回收,并承担由此造成后果的损失费用1000元(停工待料、延迟交货、多支出的运费等费用)。
4.1.3 如出现无法确定哪一方造成零件、材料不合格原因的，那么不对该材料进行赔偿处理。
4.2 市场批量不良损失的赔偿
4.2.1 在市场出现品质批量不良需要更换或返工及翻修时,造事供方同时还需承担由于返工或 翻修而发生的费用(人工费、差旅费、出差津贴费运输费、交际费、赔付费等)以及牵涉相关零部件更换所发生的费用(通过计算后另行通知)。
4.2.2 每月市场退回的不良品零件将以供方提供的价格退回给零件生产的供方。
5 相关文件
5.1 品质保证协议书委外加工协议
6 相关表格
6.1 供方品质不良赔偿通知书
甲方
签字 乙方： 签字
供应商质量索赔协议书2
向供应商索赔联络函篇四
首先先核实客户说的情况是否真实，注意搜集证据；拿到实际的证据之后，联系工厂，告知情况，要求尽快查明原因；慎重地回复客户的索赔邮件，表达歉意，解释原因，给出解决方案，争取降低赔款；积极和工厂联系，表现出努力和客户沟通争取降低赔款；虚心承认责任在于我方，会尽快妥善安排并答复。
有效解决投诉问题的原则： 1、迅速原则 如果投诉是在服务传递过程中发生的，那么要实现充分的补救，时间就很重要；当投诉发生在服务完成之后，许多公司已经建立了24小时反应的政策。即使是在完全解决可能需要更长时间的情况下，对顾客投诉做出迅速的反应仍然非常重要。
2、承认错误但不要太多辩解 辩解太多可能表明公司要隐藏某些事情或不愿意充分披露整个情况。 3、表明你是从每一个顾客的观点出发认识问题 通过顾客的眼睛看问题是了解他们认为问题出在哪里，以及他们感到不高兴的唯一途径。
受理人员应当避免用他们自己的解释轻易地得出结论。 4、不要同顾客争论 你的目的应当是收集事实信息以达成双方都能接受的解决问题的方案，而不是赢取辩论赛的胜利或证明顾客是一个傻瓜。
争论会阻碍聆听顾客的观点，并不能平息顾客的怒气。 5、认同顾客的感觉 以默许或明言的方式认同顾客的感觉（“我能理解你为什么如此不高兴”）。
这种行动有助于建立融洽的关系，它是重建一种受到伤害关系的第一步。 6、给顾客怀疑的权利 并非所有顾客都是诚实的，也并非所有的投诉都被证明是正确的。
但是在明确的反面证据出现之前，应当把顾客视为拥有确凿的投诉理由来对待。如果牵涉到大量的金钱（如索赔或法律诉讼），那么就要保证进行认真的调查；如果涉及金额数量较小，那么可能就不值得为退款或其他补偿争论不休——但是检查记录以了解这个顾客是否有过可疑投诉的历史，仍不失为一个好主意。
7、阐述解决问题需要的步骤 在不可能当场解决投诉的情况下，告诉顾客公司将计划如何行动，这可以表明公司正在采取修正的措施，还设定了顾客对时间进度的期望（所以不要过分承诺）。 8、让顾客了解进度 没有人喜欢被抛弃在黑暗中。
不确定性导致焦虑和紧张，如果顾客知道目前的情况并收到定期的进度报告，那么他们将更易于接受处理过程的递延。 9、考虑补偿 在顾客没有得到他们花钱购买的服务结果，或遇到了严重的不便，或因为服务失误而遭受了时间和金钱的损失时，正确的做法是支付金钱或提供同类服务给他们。
这样一种做法还可能有助于减少恼怒的顾客采取法律行动的风险。服务保证通常会事先确定补偿方式。
在许多情况下，顾客最想要得到的是道歉和承诺避免类似错误的发生。 10、坚持不懈地重获顾客的友善 当顾客感到不满时，公司所面临的最大的挑战是恢复他们的信心和为未来保留这种关系，这可能需要毅力和追踪，不仅是为了平息顾客的怒气，而且要让他们相信公司正在采取行动避免问题的再次发生。
出色的补救工作有助于建立顾客忠诚和推动顾客向他人推荐公司的服务。
向供应商索赔联络函篇五
乙方：
一、甲方因 产品质量问题，同意向乙方支付赔偿金人民币 元。(自本协议签订之日起3日内支付)
二、甲方向乙方支付产品质量赔偿金后，对于《》项下产品任何质量问题，乙方承诺免去甲方因该产品所产生质量问题的一切责任。
三、甲方赔偿乙方后，应当采取必要的措施(如维修、检查、排除危险等措施)，以避免损失的扩大。乙方同时应当为甲方提供切实、有效的协助义务。
四、本协议具体最终法律效力，如之前有与本协议相抵触的约定，按本协议约定为准。
五、有关或执行本协议的一切争议应该友好协商解决。若达不成协议，甲乙任何一方可向甲方所在地人民法院提起诉讼。
其他
1、本协议自甲乙双方签字或盖章后，发生法律效力。
2、本一式两份，双方各执一份具有同等效力。
甲方： 乙方：
年 月 日 年 月 日
