无纸化办公实施方案(汇总13篇)
这个方案的实施需要一定的时间和资源投入,但是回报是可观的。方案的语言应该简洁明了,避免复杂的专业术语和词语。下面是我们为您准备的几个方案范例,供您参考。
无纸化办公实施方案篇一
为提高工作效能、降低行政成本,建设节约型机关,从节约办公耗材、降低打印、复印成本方面深入推行无纸化办公,结合工作实际,特制定本方案。
推动党政机关厉行勤俭节约、反对铺张浪费,健全节约能源资源管理制度,提高能源资源利用效率,降低机关运行成本,推行绿色办公,引导干部职工养成简约适度、绿色低碳的生活和工作方式,形成崇尚绿色生活的良好氛围。
1、文件的会签、发布、传阅;。
2、请示、报告、总结、计划、各类工作报表、工作方案等的'呈送;。
3、工作任务的下达和日常工作的衔接;。
4、各类会议材料、会议纪要、学习材料、简报等宣传资料;。
5、涉密文件不适用本方案。
1、在我市行政及事业单位中广泛开展节约用纸工作的宣传教育,进一步增强工作人员节约用纸的意识。
2、积极倡导网上办公、网上审批、网上发文、网上发刊,尽可能减少纸张使用。
3、各单位起草文稿要尽量双面使用纸张,部门之间文件往来在条件允许的情况下要求双面使用纸张。
4、在文件排版时,如无特殊要求,应利用电脑的缩放功能将文件缩小,减少打印纸的用量。
5、筹备会议时,有条件的要利用多媒体等形式进行演示,减少会议文件的纸张使用量。
6、积极宣传使用再生纸及再生纸制品。
7、办公用品的采购、发放和使用,指定专人负责,采购、发放和领用时实行登记制度。
1、加强领导,强化责任。明确单位负责人为第一责任人,各单位各部门信息联络人员为具体负责人的管理体制,切实加强对无纸化办公的组织领导。文件收发人员要担负起公文传输、网络、电脑管理等重要职责,在上班时间确保计算机正常开机,及时进行公文传输。
2、健全制度,严加督查。认真制定办公耗材管理制度,节能领导小组将加大工作推进力度和监督检查力度,结合节约型机关创建定期开展评估总结,并在一定范围内进行通报,建立长效机制,确保执行到位,及时查找不足并加以完善整改,有效保障我市无公共机构无纸化办公工作的全面推进实施。
3、严格要求,加强管理。各单位负责人要认真组织,严格要求,确保无纸化办公工作有序进行。为保证电子政务协同办公平台的正常运行,防止因办事环节中人员出访而延误审阅及审批时间,办公室将适时通过办公平台、微信等方式实行文件收发信息提醒。
无纸化办公实施方案篇二
应用oa系统实现办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段,企业在选择oa系统时却陷入各种误区。
误区一:自己开发。
o
a系统已经涉及到越来越多的学科技术,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好。单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,不能够真正实现提升管理水平的目的。
误区二:功能越全越好。
这样的oa系统容易造成功能闲置,系统空洞;而且功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦。再者,功能多一点,价格也多一点,一次性投入太大。最后,服务成本直线上升,隐形风险增大。
误区三:价格越贵越好。
判断一个oa系统好坏的根本原则是看它是否适合企业自身情况。对中小型单位而言,1万元到2万元之间的oa性价比最高。致力协同办公oa就是这样一款软件。
误区四:价格越低越好。
这样的软件让人担心质量问题,还有可能隐性成本太高―有用户数限制,用户数量增加就需要增加费用。同时,价格太低的软件一般无法提供可靠的服务,即使提供服务也要付出高昂服务费。
误区五:越透明、开放、自由越好。
为解决开放和保密的矛盾,好的oa系统都可以让用户很方便地进行权限设置。
误区六:应完全符合单位的办公模式。
软件必须要体现自身的思想和特点。oa系统不是将传统办公搬到网上,而是融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式。优秀oa系统均可以让用户自定义工作流,化解软件模式化与单位个性化之间的冲突。
误区七:大企业开发的产品一定好。
术业有专攻。大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好oa。大企业开发的oa系统价格惊人。而且,大企业开发的oa系统更适合大企业来用。
误区八:oa软件彻底改善管理。
管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助oa系统来让流程得到有效的执行。过低或过高地看待oa的作用都是不正确的。
误区九:一步到位,一劳永逸。
任何软件都只能满足当前或未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好。所以,在选择软件时,应选择那些易于扩充升级的。
误区十:好oa不需要服务。
买软件只是第一步,真正的工作在于应用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的。从长远看,软件商的服务更专业,并且风险和成本更低。
总之,选择oa有五大标准,那就是理念先进、功能实用、使用方便、服务到位、价格合理。
无纸化办公实施方案篇三
自oa(办公自动化)系统推出至今,已经在世界各地得到很广泛的应用。一个oa系统在实施之前需要制定一份切实可行的方案。那么,这个方案该如何制定呢?以下是小编整理的一篇范例,供大家参考,希望可以帮到大家。
oa系统,即办公自动化系统(office assistant简称oa),它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同 办公系统。
oa系统解决方案则是一个动态的概念与过程,即实施oa系统的方法与流程,随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展,oa系统解决方案也 在不断完善。
oa系统解决方案的实施,不仅帮助企业企 业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台,同时也为企业建立起了一个协同办公平台,可以实现多人、多部门在同一时 间、同一事件项目上的同时协同协作与配合,全面提升企业的协同办公能力,提升企业团队的协作配合水平,从而提升企业整体的战斗力,提高工作效率,为企业实 现更大的经济效益。
现在,oa系统已经成为企业管理的第三大管理软件,也是企业信息化建设过程中的第一步,是企业发展必备的应用软件。
随着企业经济的发展,规模不断扩大,企业内部结构越来越复杂,业务流程越来越繁琐,导致日常管理工作越来愈繁杂,传统的人工管理的效率已经赶不上信息更 新的频率,同时由于管理体制缺乏规范性,导致传统管理模式和方法,效率越来越不能满足企业的需要,这主要体现为:业务流程、管理流程不规范,体系制度不健 全,导致管理的混论;信息分散,手工统计、分析效率低,信息处理、汇报不及时,不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差, 管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况,无法实现有效的团队协作,协同能力差等等,都成为企业办公与管理中的弊病,影响企业的整体经营效益。
面对上述问题,实施oa系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台,加速信息的传递、流转,实现信息的共享与交互,通过实施oa系统实现对企业管理结 构的规范、业务管理流程的优化与简化,提升办公与管理的效率,降低成本,实现企业办公管理的无纸化。
具体说,企业对于oa系统解决方案的需求可以从以下几 方面来分析:
1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求
知识经济时代,企业内外部信息资源量越来越大,结构内容也越来越复杂,企 业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台,提升对信息资源的管理。
而oa系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进 行实施统计、管理的信息系统,可以有效消除企业信息孤岛现象。
2、灵活的业务流程优化整合的需求
信息科技的发展企业客户对于端对 端的服务需求越来越普遍,员工的工作环境也越来越复杂,业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范,所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台,实现对日常办 公、管理、业务的整合,减少不必要的环节,提升企业对客户需求的响应速度,实现管理流程的优化整合。
3、高效的协同管理工作平台的需求
企业对于搞笑的协同办公平台的需求,即是要求通过oa系统解决方案的实施,帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理,实现高效的协同办公。
4、有效的知识资产和企业文化管理需求
知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分,也是企业实力的重要体现。
oa系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,组织构建企业文化环境,提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。
市场上对oa系统解决方案的各种需求,体现了社会信息化的需求,同时也促进了oa系统不断完善与升级。
乾元坤和oa系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发,帮助企业实现全面的自动化办公,通常最基本的 oa系统解决方案设计主要包括以下几部分:组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、oa系统解决方案实施责任人确定、oa系 统功能扩展等。
1、oa系统中企业结构构架设计
乾元坤和oa系统解决方案可以根据企业的内部结构,针对企业的组织结构:部门、岗位和人员的设置,以及对各部门、各岗位职能,在oa系统中进行工作管理和权限分配的设置。
oa系统的这项功能是方便组织结构人员调动时,管理各个模块和权限,保证数据完整。
2、oa系统的技术构架的确定
oa系统的设计开发可以采用群件技术和web技术相结合,提供b/s和c/s两种应用模式。
乾元坤和oa系统解决方案的用户可根据自身需求,选择合适的应用模式,方便分布式办公和移动办公。
3、oa系统的办公体系设计
乾元坤和oa系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系:
(1)按需求设定工作流程:如自定义发文处理、收文处理等工作流程,方便各级主管及时掌控所管工作的情况。
(2)层次化文件管理模式:如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织,也可按照需求设置文件夹级别。
(3)提供多权限管理文件库功能,如文件库的权限包括管理者、编辑者、作者、读者四类,访问权限也可按照这四级确定。
(4)oa系统解决方案可实现文件夹格式自定义
oa系统解决方案根据具体需求,定制文件管理系统,其中文件中可存储文本、office文档、扫描文件、声音图片等任意文档。
(5)办公过程中所需的表单的定制设计
乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务,oa系统解决方案中将根据企业业务需求,定义出各种格式的表单,以提供给oa系统各个子系统应用。
4、工作流程设计
oa系统解决方案实施后,管理员无需编程即可定义各项工作流程,处理工作事务。
乾元坤和oa系统流程定制服务包括:流程、环节、流向定制服务。
流程:对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理,创建新工作的人员等。
环节:定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。
其中,办理方式可选择:编辑式、审批式、分发式;办理人员指:oa系统可选择具体的岗位或人员。
设定由上一环节制定,由文档某个域制定,提供办理某项事务的人员,办理权限设置(包括允许编辑文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限)。
流向:oa系统可定义各个流程中的应用模式,强化工作流程管理。
其中自由流程指:oa系统提供自由流程应用模式,由办理人根据具体情况决定下一流程。
5、oa系统解决方案实施责任人
oa系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口,在此各项工作分类,分出轻重缓急,确定工作事务责任人。
6、oa系统功能扩展
oa系统解决方案采用开放式体系,各个功能模块可独立实现,并具有标准接口,方便系统二次开发,客户也可自行二次开发,根据企新需求的提出,实现oa系统的功能模块的扩展。
1、系统同化,各业务间无缝连接。
2、系统智能化。
3、对企业管理现状分析透彻
1、及时内部通讯
电子邮件:使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。
在线短信:可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
2、信息发布
电子公告:可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。
每个部门也可以建立自己的公告系统。
电子论坛:为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。
电子刊物:实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。
刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。
3、日常办公应用
网上审批:网上办理单位内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理:实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。
收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。
发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。
工作监控:领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。
oa系统解决方案实施范围
4、文件管理
文件管理:文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。
文件库设置:可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的`数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。
访问权限:提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。
5、会议管理
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。
会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
6、机构管理
组织机构:对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。
权限划分:对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。
企业可按照实际情况完成以下设备管理:单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。
整个机构配置管理功能模块的特点,是引进了treeview的概念,通过方便的树型结构导航图,轻松、直观地管理单位的部门体系、人事结构以及职位建立、分配。
(1)oa系统解决方案中对企业机构配置管理流程操作设计过程如下:
1、建立单位内部的机构体系,设置相应的部门。
2、在各部门中设置行应的职位,同时对职位指定相应的操作权限;用户可以在此指定一个职位,该职位具有系统管理权限,可维护与管理日常工作。
oa系统公文交换管理图示
3、输入各部门中的相应员工信息,上传员工的照片。
4、为员工分配相应的职位。
5、指定各部门的部门主管。
通过一定设置后,已有员工可登录进入系统。
(2)oa系统解决方案中部门机构设置方案:
部门名称:由用户自定义输入,表示将要增加部门的显示名称,该项输入是必须的;
部门职位设置:
每个部门都应该具有相应的职位。
在这里的职位主要是指,由用户自己设定一职位名称,然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。
那么一旦拥有了这个职位就可使用该职位所包含的系统功能模块。
此版块的初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设置’,‘基本使用权限’包括每个员工都具有的操作权限,‘管理权限设置’是由管理人员针对具体职位所担任的相应角色,对其进行相应的权限设置。
(3)oa系统解决方案中岗位、人员及其职责设置方案:
通过人事结构的设置可在各部门下增加、修改、删除人员信息,从而方便地维护公司人事基本资料;具体可实现以下功能:
1、人员的新增
2、人员的编辑
3、人员的删除
5、oa系统解决方案能实现人员的调动/分配
7、oa系统的管理解析
oa系统解决方案实现对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。
系统构架如图示:
oa系统解决方案实施框架图
8、oa系统的辅助办公功能
物品管理:oa系统解决方案实现辅助办公功能,可公司企业登记办公用品信息、维护物品库存、查询可领用信息、领用申请和审批所需办公物品、检查物品发放与报损情况等功能。
车辆管理:oa系统解决方案实现提供车辆资料登记、网上实时查询车辆用车申请、审批等用车状态等功能。
资源管理:oa系统解决方案实现分类与登记单位内各类共享资源、查询资源使用状态、预约申请、审批、调度各项资源、网上管理资源等功能,并以此提高资源利用率。
领导活动安排:oa系统解决方案实现提供领导活动计划的拟定与审批、日程安排的查询等功能。
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名片管理:oa系统解决方案实现提供名片信息的登记、管理与共享等功能,可自由设置私有名片和共享名片。
时刻表:oa系统解决方案提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。
信息采编:oa系统解决方案提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。
oa系统解决方案针办公管理的功能查询表 | |||
分类 | 子功能 | 功能描述 | |
公文管理 | 公文管理 | 收文管理 | |
发文管理 | 企业发文工作中的全部业务工作。 | ||
收文督办 | 对收到的公文进行多条件的检索。 | ||
发文督办 | 对发文进行多条件的检索。 | ||
收文查询 | 对收到的公文进行多条件的检索。 | ||
发文查询 | 对发文进行多条件的检索。 | ||
代理人设定 | 按部门提供选择代理人信息,指定给所选择的工作人员。 | ||
系统设置 | 模板管理 | 根据公司的实际情况建立、编辑、删除模板,可分类检索。 | |
字典管理 | |||
第一类别词 | |||
第二类别词 | |||
类属词 | |||
类型词 | |||
档案管理 | 档案批复 | 借阅批复 | |
借阅收回 | 档案管理员对到期的档案收回。 | ||
档案维护 | 文件登记 | ||
文件归档 | 档案管理员对登记的文件归档。 | ||
档案整理 | 由档案管理员对归档的文件操作整理。 | ||
销毁清册 | 毁灭性处置鉴定无价值的档案。 | ||
案卷浏览 |
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